Sopimushallinta

Profium Sense™ on semanttiseen teknologiaan perustuva ohjelmistoalusta. Sopimustenhallinta on sähköiseen sisällönhallintaan ja digitaaliseen arkistointiin pohjautuva sovellus, joka voidaan konfiguroida asiakkaan tarpeiden mukaisesti.

Tehokkuutta sopimushallintaan

Sopimukset ovat organisaation tärkeää omaisuutta, joilla on liiketoiminnan ja rahaliikenteen kannalta merkittävä arvo. Sopimuksilla varmistetaan, että asiat tehdään kuten on sovittu. Sopimusten hallinta saattaa olla kuitenkin hajautettua ja tehotonta, ja niiden etsimiseen kuluu aikaa. On tutkittu, että jopa 20 prosenttia työajasta kuluu tiedon hakemiseen.Sähköisestä sopimusarkistosta löydät hakemasi hetkessä, parannat tietoturvaa ja tehostat organisaatiosi työskentelyä.

Sähköinen sopimusarkisto

Profium Sense Sopimusarkisto tarjoaa keskitetyn tietokannan, johon kaikki sopimukset talletetaan sähköisessä muodossa. Tieto voidaan viedä arkistoon riippumatta siitä, millä välineellä se on tuotettu ja missä tiedostomuodossa se on tallennettu. Sähköinen arkisto tehostaa prosesseja, parantaa tietoturvaa sekä säästää työaikaa nopeuttamalla tiedon hakua. Suuressa organisaatiossa sopimusmäärät nousevat helposti tuhansiin, joten kustannussäästöt ovat merkittäviä. Profium Sense Sopimusarkisto auttaa myös työtapojen yhtenäistämisessä ja parantaa toiminnan läpinäkyvyyttä.

Voimme tarjota sähköiseen arkistoratkaisuumme myös juridisesti pätevän sähköisen allekirjoittamisen toiminnon.

Helppokäyttöisen ohjelmiston avulla tieto löytyy nopeasti

Profium Sopimusarkisto –valmisohjelmisto tarjoaa selkeän selainpohjaisen käyttöliittymän, jonka avulla sopimusten hakeminen on nopeaa. Tarvittavat tiedot löytyvät yhdellä haulla riippumatta siitä, millä työvälineellä ne on tuotettu. Tietoa voidaan hakea metatiedoilla, dokumenttien sisällöllä ja näiden yhdistelmillä. Sensessä on markkinoiden monipuolisimmat hakuominaisuudet ja vaihtoehdot oikean tiedon hakemiseen. OCR (Optical Character Recognition) -tekstintunnistus analysoi PDF-tiedostot ja muuttaa ne sisältöhakukelpoiseksi.

Vahva suomen kielen tuki

Suomenkielen taivutusmuotoiset sanat voidaan hakuindeksissä palauttaa perusmuotoonsa. Tämä tarjoaa hakuun myös kehittyneen yhdyssanojen käsittelyn, esim. “Yritys- ja henkilöverotus” -> {yritysverotus, henkilöverotus} ja “sovimme remonttitöistä” -> {remonttityö, sopia}.

Tehokas tallennus myös dokumenttiryhminä

Monesti joukko asiakirjoja liittyy samaan asiayhteyteen. Järjestelmässä on mahdollisuus liittää haluttu määrä asiakirjoja yhdeksi kokonaisuudeksi. Sopimuksia voidaan myös julkaista ja jaella dokumenttiryhminä. Sähköisessä muodossa olevat sopimukset voidaan viedä järjestelmään yksitellen tai ryhmänä.

Metatiedot helpottavat tiedon hallintaa

Kuhunkin sopimukseen liitetään sitä kuvaavat metatiedot, jotka kertovat mm. sopimuksen tyypin, osapuolet, vastuuhenkilön, voimassaoloajan sekä esim. projekti- ja hankenumeron. Metatietojen avulla tarvittavat tiedot löytyvät helposti suurestakin sopimusmäärästä. Metatiedot auttavat sopimusten hallinnassa myös organisaatiomuutosten ja toimittajavaihdosten yhteydessä.

Järjestelmä tallentaa tiedot kansainvälisen RDF-tietomallistandardin mukaisesti sisäiseen muistinvaraiseen tietokantaan, josta ne saadaan tarvittaessa ulos XML-muodossa.

Joustava kansiorakenne tietojen tehokkaaseen suojaukseen

Sopimusarkiston hierarkinen kansiorakenne on täysin käyttäjän itsensä päätettävissä. Kullekin kansiolle voidaan helposti asettaa oikeudet käyttäjäryhmittäin. Käyttäjille voidaan asettaa erilaisia luku- ja kirjoitusoikeuksia. Ohjelmisto pitää yllä lokitietoja, joista nähdään kaikki sopimukseen ja metatietoihin tehdyt muutokset, niiden tekijät sekä ajankohdat.

Muistutus sopimuksen päättymisestä

Ohjelmisto muistuttaa vastuuhenkilöä sähköpostilla, kun sopimuksen voimassaoloaika tai säilytysaika on umpeutumassa. Järjestelmästä saadaan myös raportteja, esim. sopimuksista, joiden voimassaolo on päättymässä.

Automaattiset työnkulut

Senseen voidaan asettaa lukuisia erilaisia työnkulkuja käyttäjien toimesta. Esimerkkinä työnkulusta voi olla sopimuksen laatija-tarkastaja-hyväksyjä ketju, jossa valitut henkilöt voivat kommentoida, hyväksyä tai hylätä sopimuksen suoraan järjestelmässä. Järjestelmä lähettää henkilöille myös sähköposti-ilmoituksen avoimesta tehtävästä.

Valmisohjelmisto nopeuttaa käyttöönottoa

Profiumin Sopimusarkisto on uusinta semanttista teknologiaa hyödyntävä valmisohjelmisto, jota käyttävät jo useat tyytyväiset asiakkaamme, mm. Citycon OyjRapala VMCTuomi Logistiikka OyVeikkaus Oy ja Warner Music Finland. Käyttöönottoprojekti on nopea ja tehokas, sisältäen käyttökoulutukset ja dokumentaation.

Migraatiot, konversiot ja integraatiot

Profiumilla on 20 vuoden kokemus erilaisten aineistojen migraatioista ja tiedostomuotojen hallinnasta sekä asiakirjatiedon konversiosta. Integraatioihin tarjoamme avoimen API rajapinnan.

Sopimusarkisto lyhyesti

  • selainpohjainen, responsiivinen käyttöliittymä
  • perustuu metatietojen älykkääseen käsittelyyn
  • monipuoliset hakutoiminnot, myös eri kielillä
  • tekstisisältöjen automaattinen indeksointi
  • muistutukset esim. sopimusten päättymisestä
  • työnkulut ja automaattiset prosessit
  • kansainvälisten tiedonhallintastandardien tuki
  • tietoturvallinen ja helppo käyttäjien ja oikeuksien hallinta, myös näkymien määritys käyttäjäryhmille
  • sähköinen allekirjoitus
  • integroituu joustavasti organisaation muihin sovelluksiin, esim. ERP & CRM
  • semanttisten ominaisuuksien innovatiivinen hyödyntäminen.

Ota yhteyttä, puh. 09 8559 8000 – esa.vainikainen (at) profium.com

PROFIUM SENSE SISÄLLÖNHALLINTA

PROFIUM SENSE KOKOELMANHALLINTA

PROFIUM SENSE DIGITAL ASSET MANAGEMENT, english

Liity postituslistalle