Yrityksissä on useita prosesseja, joissa tietoa siirretään dokumenttien avulla edelleen hyödynnettäväksi ja säilytettäväksi. Sopimukset, HR dokumentit, laatudokumentit, muistiot, pöytäkirjat ja monet muut ovat esimerkkejä tästä. Nämä dokumentit sisältävät usein toiminnalle kriittistä tietoa, sekä tietoa, joka ei saa olla vapaasti kaikkien saatavilla tai jolle regulaatio asettaa säilytysaikavaatimuksia.

Hyödyt

Sähköinen arkisto auttaa sinua tehostamaan yrityksen dokumenttien hallintaa, niiden turvallista käsittelyä ja oikean tiedon löytymistä. Se on selainpohjainen, käyttäjäystävällinen ohjelmistopalvelu, joka toimii myös mobiililaitteissa. Sen avulla voidaan valvoa ja hallinnoida käyttö- ja katseluoikeuksia jopa dokumenttien metatietotasolla, ja se tukeutuu yritysten olemassa olevaan käyttöoikeushallintaan ja kertakirjautumiseen.

Ominaisuudet

Järjestelmän hakutoiminnallisuudet ovat erinomaiset: käyttäjä voi hakea tietoa useilla eri tavoilla, ja hyödyntää löytämäänsä tietoa edelleen monin eri tavoin. Automaattiset toiminnot poistavat käyttäjiltä työläitä manuaalisia rutiineja, ja hälytys- sekä herätetoiminnot varmistavat, ettei tärkeät dokumentteihin liitetyt päivämäärät tai toimenpiteet enää unohdu. Järjestelmän avoimet rajapinnat mahdollistavat integraatiot muihin järjestelmiin, jolloin tiedon löytyminen ei ole enää sidoksissa tietosiiloihin. Tiedon turvallinen tallennus ja säilyttäminen on varmistettu tehokkailla toiminnoilla, ja voit luottaa että yrityksen kriittiset tiedot ovat varmassa tallessa.

Teknologia

Resursseihin liittyvä kuvaileva metadata tallennetaan semanttisen RDF-mallin mukaisesti. Sisällönhallintasovellus tarjoaa useita protokollia automaattista sisällön syöttämistä varten. Tietoa voidaan syöttää automaattisesti tiedostojärjestelmän kautta sekä FTP-, HTTP- ja SOAP-protokollien kautta. Sense tukee  OAI/PMH-rajapintaa, mikä mahdollistaa tiedon säännöllisen haravoinnin muihin järjestelmiin. Kansallisella tasolla Sense tukee  Sähke-määrityksiä.