Kulttuuriympäristöihin liittyvä tieto on yhteiskunnallisesti arvokasta, koska se tukee kulttuuriperinnön säilymistä. Museoiden, kuntien ja muiden asiantuntijaorganisaatioiden työssä käsitellään jatkuvasti rakennettuun ympäristöön, paikkatietoon, kulttuurihistoriallisiin kohteisiin ja lausuntoprosesseihin liittyvää aineistoa. Tiedon määrä kasvaa jatkuvasti, ja samalla korostuu tarve hallita sitä tehokkaasti.
Kulttuuriympäristön tiedonhallinta tarkoittaa kulttuuriympäristöä koskevan tiedon keräämistä, yhdistämistä, säilyttämistä ja jakamista siten, että tieto on oikeiden ihmisten saatavilla silloin, kun sitä tarvitaan. Toimiva tiedonhallinta tukee asiantuntijatyötä, nopeuttaa päätöksentekoa ja auttaa säilyttämään kulttuuriperintöön liittyvän tiedon pitkäjänteisesti.
Mitä haasteita kulttuuriympäristön tiedonhallintaan liittyy?
Usein kulttuuriympäristöön liittyvää tietoa tuotetaan useissa eri järjestelmissä, organisaatioissa ja prosesseissa, jolloin kokonaiskuvan muodostaminen voi olla hidasta ja työlästä.
Profiumin tuotepäällikkö Pasi Tiitinen kuvailee: “Keskeinen haaste on tiedon kerääminen eri lähteistä, tiedon hankinnan koordinointi sekä tiedon toimittaminen niitä tarvitseville.”
Kulttuuriympäristötiedossa käsitellään esimerkiksi paikkatietoa, rakennettuun ympäristöön liittyviä aineistoja sekä kohteiden kulttuurihistoriallisia luokituksia. Lisäksi mukana on yleensä useita eri osapuolia museoista konsultteihin ja viranomaisiin. Kun tieto ei liiku sujuvasti, työprosessit hidastuvat.
Toimivan tiedonhallintajärjestelmän hyödyt
Nykyaikainen tiedonhallintajärjestelmä auttaa yhdistämään hajanaisen tiedon samaan kokonaisuuteen ja tukee samalla päivittäisiä työprosesseja.
Tiitinen näkee integraatioiden olevan keskeisessä roolissa: “Nykyaikainen teknologia mahdollistaa kohtuullisen helpot integraatiot järjestelmiin, jotka tietoa tuottavat ja niihin, joissa sitä tarvitaan.”
Kun tieto on keskitetysti saatavilla, manuaalinen työ vähenee ja tietoa voidaan jakaa myös julkisten käyttöliittymien kautta.
Myös tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuuksia tutkitaan aktiivisesti. Profium suunnittelee parhaillaan tekoälysovelluksia tiedonhallinnan tueksi yhdessä asiakkaidensa kanssa.
Pasi Tiitinen kiteyttää: “Tämä ala on jatkuvassa kehityksessä. Profiumilla on käytännön kokemusta toimittajana jo pitkältä ajalta, mutta haluamme olla mukana muutoksessa.”
Minkälainen on toimiva tiedonhallinnan kokonaisuus kulttuuriympäristöön?
Toimiva tiedonhallinnan kokonaisuus tukee eri toimijoiden välistä yhteistyötä sekä mahdollistaa tiedon automaattisen siirtymisen järjestelmien välillä.
“Tehokas tiedonhallinnan kokonaisuus ottaa koko tiedon tuottamis- ja käyttöketjun huomioon ja tukee työprosesseja, joissa on useita osapuolia mukana,” Tiitinen toteaa.
Hämeenlinnan museo: tehokkaat lausuntoprosessit
Hämeenlinnan museo hyödyntää Profiumin ratkaisua kulttuuriympäristötiedon hallinnassa ja lausuntoprosesseissa.
Museonjohtaja Antti Krapu kuvaa lähtötilannetta: “Keskeisenä haasteena kulttuuriympäristötyössä oli ja on edelleen se, että tietoa on hajanaisesti saatavilla. Tietojärjestelmä antaa mahdollisuuden saada kulttuuriympäristötiedon saman palvelun alaisuuteen.”
Krapun mukaan järjestelmä näkyy suoraan myös tehokkuudessa: “Tupa-järjestelmä toimii täysipainoisesti käytännön lausuntotyökaluna ja parantaa työtehoa merkittävästi lausuntojen käsittelyssä ja prosessien tiedonhallinnassa.”
Kun tiedonhallinta tukee käytännön työtä kokonaisvaltaisesti, museoiden asiantuntijat voivat käyttää enemmän aikaa itse asiantuntijatyöhön ja vähemmän tiedon etsimiseen.
