Järvenpään kaupunki haluaa varmistaa, että sen päätöksenteon perustana oleva tieto säilyy luotettavasti ja pitkäikäisesti. Kaupunki etsi yhtenäistä ja nykyaikaista järjestelmää datan arkistointiin ja sopiva ratkaisu löytyi Profiumilta.
Järvenpään kaupunki päätti ottaa käyttöön sähköisen arkistointipalvelun Profium Arkiston. Järjestelmän pääkäyttäjänä toimii Anne Alakallaanvaara, joka vastaa kehittämispäällikkönä Järvenpään kaupungin päätöksenteon tuesta, asiakirjahallinnosta, kirjaamosta ja arkistoista.
”Testausvaiheessa havaittiin tiettyjä tarpeita, joita palvelusta ei vielä löytynyt. Keskusteluiden myötä Profium Arkisto on saatu vastaamaan juuri Järvenpään kaupungin tarpeita.”
”Tietojärjestelmät ovat usein tehtyjä tämän päivän käyttötarpeisiin, eikä huomisen tarpeita ole osattu ottaa huomioon. Vanhentuviin järjestelmiin jää tietoa, joka pitää tarpeen mukaan siirtää”, jatkaa Alakallaanvaara arkistoimisen haasteisiin liittyen.
Järvenpään kaupunki halusi integroida erilaiset tietojärjestelmät, jotta tietoaineistot saadaan yhteen arkistoon. Myös digitoidut aineistot halutaan siirtää Sähke2-muotoiseen arkistoon, ja Profium Arkisto palvelee tätä käyttötarvetta todella hyvin. Asiakirjallisen tiedon käyttöikä voi olla todella pitkäkin, joten arkiston tulee tukea pitkäaikaissäilytystä.
Profium Arkisto on turvallinen ja tehokas ratkaisu datan hallintaan
Profium Arkisto on kustannustehokas ja turvallinen ratkaisu paitsi julkishallintoon, myös erilaisille yrityksille. Sen avulla voidaan tallentaa monenlaisia tarpeellisia aineistoja tietoturvallisesti ja tiedostoformaattiriippumattomasti.
”Asiakas pystyy hyvin tarkasti määrittelemään kenellä on mihinkin tiedostoon pääsy. Tiedot ovat tallennuspalvelussa huolellisesti salattuja ja palvelimet kovennettuja.”
Sähköinen arkistointi on tulevaisuuden vaatimus ja mahdollisuus
Järvenpään kaupunki haluaa olla edelläkävijä sähköisessä tiedonhallinnassa. Se noudattaa julkishallinnon velvoitteita tuottaa palveluita sähköisesti ja vähentää paperin kulutusta, huolehtien samalla vaatimusten mukaisesti myös tietosuojasta, oikeusturvasta ja historian dokumentoinnista.
”Tiedonhallinta on valtavassa mullistuksessa ja lainsäädäntö elää koko ajan, myös arkistointia koskevia suosituksia tulee suuret määrät," Alakallaanvaara kertoo ja jatkaa:
”Meillä on nyt sähköinen arkisto, joka täyttää kaikki vaatimukset ja on turvallinen ja luotettava. Meidän ei tarvitse enää pelätä, että tieto korruptoituu tai häviää. Se on meille tärkeintä.”
Sähköinen arkisto mahdollistaa myös tiedon jakamisen ja hyödyntämisen uudella tavalla. Asiakirjoja siirretään arkistoitavaksi tai hävitettäväksi sen jälkeen, kun tiedon varsinainen käyttötarkoitus on päättynyt, eli asia hoidettu ja päätösten valitusajat ovat ohitse.
Järvenpään kaupunki siirtää arkistoonsa kaikki päätöksentekoon ja eri palveluihin liittyvät asiakirjat, joita heillä on velvollisuus säilyttää ja jotka kertovat myös kaupungin historiasta. Nämä tiedot ovat osa kansallista kulttuuriperintöä, jonka säilymistä ohjaa Kansallisarkisto. Alakallaanvaara kokeekin, että hän on tulevaisuuden historian palveluksessa.
Sähköinen arkistointi säästää aikaa, rahaa, ympäristöä ja työresursseja
Alakallaanvaaralla on tehnyt töitä arkistojen parissa jo vuosikymmeniä ja nähnyt, miten teknologia on muuttanut alaa. Hän kertoo, että ennen tieto oli paperilla, jota piti järjestää, luetteloida, säilyttää ja hävittää.
”Asiakkaat joutuivat etsimään tietoa kortistoista tai mikrofilmeiltä, joihin tiedot kirjattiin käsin tai kirjoituskoneella. Myöhemmin tieto siirtyi erilaisiin järjestelmiin, joita piti ylläpitää ja päivittää. Tietoa niihin skannattiin ja asiakirjoja tulostettiin ulos muun muassa kirjanpitoa varten. Lähiarkistoissa säilytettiin häkkikaupalla asiakirjoja, joita piti säilöä lain vaatimusten mukainen aika”, Alakallaanvaara muistelee ja jatkaa:
”Sähköisten arkistojen myötä ei onneksi tarvitse enää tuottaa valtavaa paperiaineistoa, jota kuljetetaan maanteitä pitkin rekkalasteittain hävitettäväksi.”
Palvelun avulla Järvenpään kaupunki voi jatkossa:
- Hakea ja käyttää tarvittavaa tietoa nopeasti ja helposti yhdestä paikasta
- Hyödyntää tietomassaa laajasti ja monipuolisesti eri tarkoituksiin
- Nopeuttaa asioiden käsittelyä ja parantaa palvelun laatua
- Turvata tiedon ja tietosuojan: määritellä työntekijöiden käyttöoikeudet, hävittää vanhentuneet tiedot ja välttää paperin käyttöä
Profium Arkisto sopii monenlaisten organisaatioiden ja yritysten tarpeisiin
Profium Arkisto ei ole vain sopimusten tallennuspaikka, vaan se soveltuu kaikenlaisille aineistoille. Erityisesti henkilötietoja sisältävät aineistot vaativat lainmukaista ja turvallista käsittelyä. Arkisto huolehtii siitä, että tietoja säilytetään oikean ajan ja hävitetään hallitusti. Palvelu myös tallentaa tietojen käsittelyn lokit, joista näkee aukottomasti, kuka on käyttänyt materiaalia.
Profium Arkisto on myös räätälöitävissä asiakkaiden tarpeiden mukaan. "Otamme huomioon asiakkaiden vaatimukset esimerkiksi palvelutasojen ja tukipalveluiden saatavuuden suhteen. Olemme joustavia asiakkaiden tarpeiden mukaan ja palvelu on muutenkin muokattavissa asiakkaan tarpeisiin. Siihen voidaan tehdä ominaisuuksia, joita asiakas tarvitsee, kuten on Järvenpään kaupungin kohdallakin tehty”, Profiumin toimitusjohtaja Perttu Heinonen toteaa.
Profium Arkisto on edullinen ja helppo ratkaisu myös yksityissektorille ja pienille yrityksille.
Haaste: Järvenpään kaupunki halusi päästä eroon vanhoista ja hankalista tietojärjestelmistä, jotka hidastivat ja vaikeuttivat tiedonhallintaa. Kaupunki tarvitsi yhden yhtenäisen ja turvallisen järjestelmän, josta kaikki tarvittava tieto olisi helposti saatavilla.
Ratkaisu: Profium Arkisto on sähköinen arkistointipalvelu, joka vastaa kaupungin tarpeisiin. Arkisto huolehtii kaupungin digitaalisen aineiston elinkaaren hallinnasta lainmukaisesti ja luotettavasti. Palvelua räätälöitiin kaupungin toiveiden mukaiseksi.
Hyödyt: Arkisto tekee tiedonhallinnasta helppoa ja nopeaa. Kaupungin työntekijät voivat hakea ja käyttää tarvittavaa tietoa yhdestä paikasta. Profium Arkisto mahdollistaa myös tiedon jakamisen ja hyödyntämisen uudella tavalla. Palvelu säästää aikaa, rahaa ja ympäristöä, kun paperia ei enää tarvita.
