Sähke2 on yli vuosikymmenen ajan ohjannut julkishallinnon sähköisen arkistoinnin käytäntöjä. Nyt sen sertifiointijärjestelmä poistuu käytöstä, ja vastuu tiedonhallinnan laadun arvioimisesta siirtyy entistä vahvemmin organisaatioille ja järjestelmätoimittajille. Mitä tämä tarkoittaa asiakkaille, toimittajille ja koko alan kehitykselle?
Sääntely muuttuu, vastuu kasvaa
“Sähke2 on alun perin kansallisarkiston tekemä ja ylläpitämä ohjeistus siitä, miten julkisten organisaatioiden, kuten kuntien ja kaupunkien, pitäisi hoitaa sähköistä arkistointia,” kertoo Profiumin tuotepäällikkö Petri Vesikivi.
Ohjeistukseen sisältyi tarkka metatietomalli ja tekniset vaatimukset järjestelmille. Nyt, yli kymmenen vuotta myöhemmin, digitaalinen toimintaympäristö on muuttunut täysin. Uudet formaatit, kuten videot ja 360°-materiaalit, ovat jättäneet vanhat määrittelyt taakseen. Sähke2-sertifikaatit poistuvat käytöstä vuoden 2025 loppuun mennessä, eikä uusia enää myönnetä.
Mitä muutos tarkoittaa asiakkaalle?
“Koska sertifiointi ei ole enää mahdollista, asiakkaat eivät voi vaatia sertifioitua järjestelmää, mutta voivat vaatia järjestelmää, joka täyttää samat kriteerit,” Vesikivi selventää.
Asiakasorganisaatio ei voi enää tukeutua viralliseen sertifikaattiin laadun takeena. Tämä lisää vastuuta määritellä omat vaatimukset, mutta myös vapautta valita joustavampia ratkaisuja.
Tiedonhallintalaki ja tiedonhallintalautakunnan suositukset määrittelevät tiedonhallinnan periaatteet yleisellä tasolla. Sähke2 sen sijaan meni huomattavasti syvemmälle: se kuvasi tarkasti kenttärakenteet ja sallitut arvot. Tiedonhallintalaki ja -lautakunnan suositukset jäävät jatkossa yleisiksi kehyksiksi. Niiden pohjalta organisaatioiden on nyt itse arvioitava, miten varmistaa tietojen säilyvyys, eheys ja tietoturva.
Mitä tämä tarkoittaa toimittajalle?
“Koska sertifikaatit vanhenevat, toimittajat eivät voi enää mainostaa olevansa Sähke2-sertifioituja,” Vesikivi muistuttaa.
Toimittajien näkökulmasta muutos siirtää painopisteen sertifioinnista näyttöön. Pelkkä maininta sertifikaatista ei enää riitä. Järjestelmätoimittajan on pystyttävä osoittamaan, että sen ratkaisut täyttävät tiedonhallintalain vaatimukset ja tiedonhallintalautakunnan suositukset. Tämä on myös mahdollisuus toimittajien näkökulmasta. Kun virallinen kehikko ei enää rajoita teknisiä ratkaisuja, järjestelmiä voidaan kehittää vapaammin, kunhan ne pysyvät luotettavina ja tietoturvallisina.
Miten järjestelmiä kannattaa kilpailuttaa jatkossa?
“Hyvä tarjouspyyntö kuvaa järjestelmän mahdollisimman perusteellisesti: liitännät, kapasiteetin ja sen, miten asiakirjat arkistoidaan,” Vesikivi painottaa.
Kilpailutuksissa vaatimusmäärittely on nyt keskeinen laadunvarmistuksen työkalu. Kun sertifiointia ei enää ole, tarjouspyynnön selkeys ja tarkkuus ratkaisevat onnistumisen.
On tärkeää määritellä:
- mitä tietoja järjestelmä käsittelee
- miten arkistointi tapahtuu
- mitä metatietoja tallennetaan
- ja miten tiedot säilytetään muuttumattomina yli ajan.
Vesikiven mukaan tarjouspyynnöissä olisi hyvä olla paitsi yksittäisiä vaatimuksia, myös kuvaus järjestelmän kokonaisuudesta, jotta toimittajat voivat aidosti osoittaa, miten ratkaisu täyttää ostajan tarpeet.
Tiedonhallinnan tulevaisuus on joustavampi
Sähke2 poistuminen ei tarkoita tiedonhallinnan standardien katoamista, vaan niiden siirtymistä uuteen aikakauteen. Sääntely väistyy taustalle, ja tilalle tulee vahvemmin läpinäkyvyys ja yhteistyö.
Petri Vesikiven mukaan Sähke2-määritys on kuvannut hyvin, miten arkistointia voidaan hoitaa, mutta jatkossa se ei sido toteutustapaa. Se tuo lisää vapautta sekä asiakkaalle että toimittajalle.
