Tieto on arvokasta silloin, kun sitä hallitaan ja käytetään oikein. Profiumin Sähköinen arkisto ja Kokoelmanhallinta palvelevat eri tarpeita, mutta niiden ytimessä on sama tavoite: luotettava, pitkäaikainen ja tarkasti mallinnettu tietojen säilyttäminen. Profiumin tuotepäällikkö Pasi Tiitinen kertoo näiden kahden tuotteiden eroista ja yhtäläisyyksistä.
Millaisiin tarpeisiin Sähköinen arkisto on alun perin kehitetty?
Profiumin Sähköinen arkisto kehitettiin alun perin julkishallinnon organisaatioiden tarpeisiin SÄHKE2-suosituksen mukaisesti. Sen tarkoitus on varmistaa, että asiakirjat säilyvät eheänä ja määräysten mukaisina koko elinkaarensa ajan. Pasi Tiitinen kuvaa yhtä arkiston perusperiaattetta: "Sähköinen arkisto ei säilytä kaikkea ikuisesti, vaan huolehtii siitä, että tieto säilyy niin kauan kuin sen tarvitsee ja hävitetään määritellyn ajan jälkeen." Arkiston metatiedot pohjautuvat SÄHKE-malliin.
Mihin Kokoelmanhallinta soveltuu parhaiten?
Kokoelmanhallinta ratkaisu on suunniteltu avustamaan museoiden ydintoimintoja: “Kokoelmanhallintajärjestelmä tukee mm. lainauksia, aineiston vastaanottoa, esineiden luettelointia ja näyttelykäyttöä,” kertoo Tiitinen.
Järjestelmä ei vain säilytä aineistoa, vaan dokumentoi sen tarinan, alkuperän ja kulttuurihistoriallisen merkityksen. Ratkaisu pohjautuu suomalaisten museidon luettelointiohjeen tietomalliin ja Spectrum-standardiin.
Mitä yhteistä näillä kahdella tuotteella on?
Vaikka ratkaisut palvelevat eri käyttötarkoituksia, niillä on myös yhteisiä piirteitä. Molempiin voi tallentaa asiakirjoja ja kuvia, ja molemmat tukevat pitkäaikaissäilytystä. Tiitinen selventää: "Taustalla on sama Profium Sense -alusta, joka tarjoaa vahvan pohjan tiedon hallintaan. Se takaa, että molemmat ratkaisut täyttävät korkeat turvallisuus- ja luotettavuusvaatimukset."
Mikä erottaa Sähköisen arkiston ja Kokoelmanhallinnan toisistaan?
Ratkaisujen suurimmat erot löytyvät prosesseista ja tietomalleista. Arkisto keskittyy säilytysaikojen hallintaan ja hävitykseen, kun taas Kokoelmanhallinta painottuu aineiston dokumentointiin ja käyttöön museoissa. Tiitisen mukaan myös järjestelmien tietomallit ovat hyvin erilaiset.
Kenelle Sähköinen arkisto sopii parhaiten?
Sähköinen arkisto palvelee erityisesti julkishallinnon organisaatioita, viranomaisia ja muita tiukasti säädeltyjä toimijoita, joille tiedon elinkaari ja vastuu ovat kriittisiä. Myös yksityiset yritykset hyötyvät sähköisestä arkistoinnista, sillä tiedostomäärien kasvaessa arkistoinnista voi nopeasti tulla erittäin aikaa vievää ja tehotonta. Profiumin Arkisto tukee organisaatioita, jotka tarvitsevat sujuvaa arkistointia ja haluavat luottaa siihen, että tieto säilytetään sekä hävitetään määräysten mukaisesti.
Kenelle Kokoelmanhallinta on oikea valinta?
Kokoelmanhallinta on luonnollinen valinta alueellisille vastuumuseoille, pienemmille museoille ja vastaaville organisaatioille, jotka hallinnoivat kulttuurihistoriallisesti arvokasta aineistoa. Tiitinen toteaa: "Usein pienemmät museot käyttävät järjestelmää alueellisen vastuumuseon kautta. Se mahdollistaa sen, että myös resurssiltaan rajalliset toimijat voivat hyödyntää palvelua.”
Mikä on tärkein neuvo organisaatioille, jotka pohtivat näiden kahden välillä?
"Organisaation toimiala määrittää yleensä selkeästi sille parhaiten sopivan ratkaisun.” Tiitinen kiteyttää.
Jos olet kuitenkin epävarma, autamme Profiumilla mielellämme kartoittamaan tarpeesi ja löytämään kullekin toimijalle parhaiten soveltuvan tiedonhallintajärjestelmän. Tarjoamme asiantuntevaa tukea koko valintaprosessin ajan, jotta ratkaisu vastaa sekä nykyisiä että tulevia tarpeita.
Pasi Tiitinen, tuotepäällikkö
