Profium Sense™ Sähköinen Arkisto

Profium Sense™ Sähköinen Arkisto hyödyntää Profium Sense™ Graph Database -tuotetta digitaalisen sisällön hallinnassa ja tarjoaa tehokkaan ja turvallisen ratkaisun liiketoimintakriittisen tiedon hallintaan yrityksesi tai yhteisösi sisällä.

Joustava metatietomalli ja tiedostojen hallinta

Profium Sense™ Sähköinen Arkisto voi tallentaa mitä tahansa organisaatiosi tiedostoja ilman rajoituksia tiedostomuotojen tai niiden kokojen suhteen. Voit siis käyttää tuotetta esimerkiksi dokumenttien tai videoiden tai vaikka pelien hallintaan.

Tuotteessa on konfiguroitava metatietomalli, joka sallii myös linkityksen kontrolloituihin sanastoihin esimerkiksi asiasanoituksen tueksi. Aineistoa voi hallita hierarkisessa kansiorakenteessa, mutta asiakaskohtainen metatieto auttaa aineistojen löytämisessä ilman että sinun tarvitsee tietää missä kansiossa aineisto juuri nyt sattuu olemaan.

Tuote tukee rinnakkaisia kansiorakenteita, joiden metatietojen oletusarvot voivat tulla eri tiedonohjaussuunnitelmasta.

Tuotteen tietovarastona toimiva Profium Sense™ Graph Database tukee ontologioita mikä tarkoittaa sitä, että ontologioita voi hyödyntää osana sähköistä arkistointia esimerkiksi metatietomallien määrittelyissä tai esimerkiksi metatietoarvojen määrittelemiseksi siten että arvojen välisiä suhteita hyödynnetään tietojen haussa.

Itse digitaalinen aineisto tallennetaan siten, että samanniminen tiedosto ei ikinä kirjoita aikaisemman aineiston päälle vaan tuottaa aina uuden version arkistoon. Näitä tiedostoja voi tuoda arkistoon API-rajapintojen avulla joko yksittäin tai suuremman joukon kerralla. Web-pohjainen käyttöliittymä tukee myös yksittäisien tai suurempien tiedostojoukkojen tuomista yhdellä kerralla arkistoon. Metatietopohjat auttavat myös manuaalista tietojen tuontia sallimalla vakiometatiedot tuonnin pohjalle.

Profium Sense Sähköinen arkisto on SÄHKE2-sertifioitu tietoturvallinen säilytysjärjestelmä ja tiedonohjausjärjestelmä.

Tiedon rikastaminen

Profium Sense™ Sähköinen Arkisto rikastaa hallitsemiasi aineistoja monin eri tavoin. Tuotteen sisältämä OCR-komponentti analysoi PDF-tiedostojen sisältämät kuvat ja indeksoi niissä olevan tekstin hakuja varten. Tuotteen sisältämä NLP-komponentti suorittaa perusmuotoon palautuksen ja yhdyssanojen käsittelyn suomen kielen osalta niin että aineistoa voi hakea sanojen perusmuodoilla. Aineistojen metatiedot tallentuvat Profium Sense™ Graph Database -tietokantaan, joka linkittää aineistot muiden aineistojen kanssa yhteen ja tarjoaa sinulle hyvän kokonaiskuvan aineistoistasi.

Työnkulut

Profium Sense™ Sähköinen Arkisto sisältää konfiguroitavan työnkulkumoottorin. Tämän avulla aineistojen erilaiset työnkulut kuten esimerkiksi hyväksyminen voidaan tuoda käyttäjille helposti työlistojen muodossa esiin.

Nopeat haut sekä sisällöstä että metatiedoista

Profium Sense™ Sähköinen Arkisto tukee hakuja, joiden avulla käyttäjät löytävät nopeasti haluamansa tiedot. Haku voi olla avainsanapohjainen, jolloin tuotteen full-text indeksi palauttaa tuloksina aineistot, joissa avainsana tai -sanat esiintyvät tai aineistot, joiden metatiedoissa ne esiintyvät. Haku voi myös hyödyntää asennukseesi konfiguroituja metatietoja ja niiden loogisia yhdistelmiä. Eikä tässä vielä kaikki, aineistoa voi hakea myös karttapohjaisen käyttöliittymän avulla mikäli tuoteasennukseesi on konfiguroitu aineiston koordinaattipohjainen indeksointi

Ryhmä- ja roolipohjainen käyttöoikeusmalli

Profium Sense™ Sähköinen arkisto hallinnoi pääsyä aineistoihin monella eri tasolla. Aineistotason lukuoikeudet sallivat aineiston selailun ja haut näihin aineistoihin ja metatietotason lukuoikeudet taas sallivat näiden metatietojen esittämisen selailussa ja hakutuloksissa. Kirjoitusoikeudet sallivat aineistojen tuomisen ja muokkaamisen ja samoin tämänkin yksittäisien metatietokenttien tasolla niin halutessasi.

Käyttäjät voidaan autentikoida joko tuotteen oman käyttäjätietokannan avulla tai integroimalla tuote joko Azure AD- tai paikalliseen AD-asennukseesi.

Web-pohjainen käyttöliittymä

Profium Sense™ Sähköinen Arkisto tarjoaa responsiivisen Web-selainkäyttöliittymän, johon voidaan huomioida yrityksesi brändiohjeet. Web-selaimeen ei myöskään tarvita mitään lisäosia arkiston käyttämiseksi.

Turvallinen asennus

Mikäli haluat asentaa Profiumin tuotteen omaan ympäristöösi, tarjoamme sinulle myös kovennusohjeet ympäristön eri komponenteille käyttöjärjestelmätasosta alkaen, jotta kokonaisuus on tietoturvallinen operoida ja valvoa. Pilvipohjaisissa asennuksissa Profium huolehtii nämä asiat puolestasi kuntoon. Tuemme useaa eri pilvipalvelua ja pilvipalvelu voidaan tarjota myös Suomesta.

Monipuoliset integraatiorajapinnat (REST, sftp)

Profium Sense™ Sähköinen Arkistossa on REST-rajapinta, joka mahdollistaa asiakirjojen ja asioiden tuonnin lisäksi asian ja asiakirjan metatietojen pävityksen sekä tiedoston haun. REST rajapinnan lisäksi on käytettävissä mahdollisuus tuoda aineistoja metatiedot ja tiedostot sisältävinä zip-tiedostoina, jotka siirretään arkistopalvelimelle turvallisesti sftp-tiedostonsiirrolla.

Arkistossa on aineiston massatuontia varten excel tuonti, joka mahdollistaa asiakirjojen tuonnit siirtämällä tiedostot arkistopalvelimen tuotavat aineistot -hakemistoon ja lataamalla metatiedot sisältävän Excel-tiedoston käyttöliittymän kautta sekä käynnistämällä tuonnin. Tuotua aineistoa voi tarkastella ja muokata tuotavat aineistot -kansiossa. Tarkastetun aineiston voi siirtää yhdellä napin painalluksella arkistoon. Excel tuonti sopii hyvin esimerkiksi digitoidun aineiston tuontiin.

Aineiston ja hakumallien jakaminen

Profium Sense™ Sähköinen Arkistossa on monipuoliset mahdollisuudet jakaa aineistoa sekä arkiston käyttäjille että muille sidosryhmille. Jaettava aineisto kerätään aineistokoriin, joka on jaettavissa arkiston käyttäjien ja käyttäjäryhmien  lisäksi suomi.fi autentikoitumisen kautta myös henkilöille, jotka eivät ole arkiston käyttäjiä.

Hakumalleja voi jakaa arkiston käyttäjille ja käyttäjäryhmille, mutta niihin on mahdollista myös luoda käyttöliittymässä linkin, jonka voi sijoittaa esim. intranet sivulle. Näin voidaan tarjota aineiston hakumahdollisuus kaikille intranetin käyttäjille riippumatta siitä, ovatko he arkiston käyttäjiä. Hakujen lisäksi myös asiakirjaan liitettyyn tiedostoon voi luoda intranet linkin, jolloin halutut tiedostot pystytään näyttämään intranetin kautta.

Profium Sense™ Sähköinen Arkisto voidaan asentaa joko omaan konesaliisi tai sitten haluamaasi pilviympäristöön. Skaalautuva HA-arkkitehtuuri on toteuttavissa jos haluat asettaa toiminnalle korkeita SLA-vaateita ja taata että kasvava käyttäjämäärä ei aiheuta ongelmia.

Profiumin tietoturvalliseen arkistoon luottavat myös referenssimme Väylävirasto & Rapala.