Sähköinen Profium -ratkaisu mahdollistaa Tuomi Logistiikan yli 250 vuosittaisen kilpailutuksen materiaaliarkistoinnin turvallisesti ja helposti

Tuomi Logistiikka käyttää Profium Sense DAM sähköistä asiakirjahallintaaTuomi Logistiikka on pirkanmaalainen yhteishankinta- ja logistiikkayhtiö. Tuomi logistiikka tarjoaa omistaja-asiakkailleen laajan kattauksen laadukkaita ja kustannustehokkaimpia hankinta-, materiaali-, kuljetus- sekä henkilöliikennepalveluita.

 

Profiumin sähköistä selainpohjaista arkistointijärjestelmääkäytetään kaiken asiakirja-aineiston hallintaan dokumenttien koko elinkaaren ajan, tallennuksesta aina pitkäaikaiseen arkistointiin ja hävittämiseen asti. Järjestelmä hälyttää vastuuhenkilön, kun asiakirjojen arkistointivelvoite lähestyy eräpäivää ja hävittäminen on mahdollista. Aineistoon kuuluu yli 250 vuosittaisen kilpailutuksen tarjouspyyntö-, sopimus- ja päätösdokumentit sekä talous- ja henkilöstöhallinnon dokumentit. Profium toimittaa järjestelmän kokonaispalveluna.

 

Arkisto sisältää Profiumin semanttisen hakukoneen ja patentoidun päättelykoneen. Tuomi Logistiikan SÄHKE2:n mukaiset määritykset täyttävä tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) toimii liiketoimintakonfiguraationa Profium Sense™ -tuotteelle. Järjestelmä osaa liittää asiaan tai asiakirjaan metatietoja automaattisesti ja myös siirtää aineistot automaattisesti operatiivisesta järjestelmästä arkistoon, kun hankintaprosessi on valmis. Ruutinitöiden automatisointi ohjelmistorobotiikan (RPA) avulla on merkittävästi tehostanut Tuomi Logistiikan prosesseja ja työn tuottavuutta.

 

Ontologia eli käsitemalli perustuu semanttisen webin teknologioiden RDF-standardiin, joka mahdollistaa tietojen tehokkaan haun arkistosta SPARQL-kyselykielen avulla. Arkistoratkaisuun on integroitu Telia Sign -sähköinen allekirjoitus, jonka avulla allekirjoitus alkaa arkistosta ja päättyy suoraan arkistoon. Lisäksi arkistoon on liitetty käyttäjäystävällinen ja helppokäyttöinen aineistokirjasto, mistä käyttäjä pääsee uuden hankinnan toteutuksessa selaamaan ja hyödyntämään aikaisempaa hankinta-aineistoa.